Политика за защита на личните данни

1. Въведение:
Моля запознайте се с Политиките ни за обработване на лични данни – защо ги събираме и обработваме и как те са обвързани с посредническите ни услуги по наемане на работа.

2. Какви са посредническите ни услуги по наемане на работа?
1. Информиране/консултиране на търсещи работа;
2. Информиране/консултиране на работодатели;
3. Психологическо подпомагане на търсещите работа;
4. Насочване към обучения за подобряване на квалификацията;
5. Подпомагане за започване на работа, включително в друго населено място.

3. Какви са Вашите отговорности?
1. Ако се възползвате от услугите ни, моля, проверете свързаните договори между нас и условията по тях, защото те могат да съдържат допълнителна информация относно как събираме и обработваме информацията за Вас;
2. Предоставяйки ни данните си, Вие декларирате, че сте на възраст над 18 /осемнадесет/ години;
3. Гарантирате ни, че предоставените данни се отнасят за самия Вас, а не за други лица и че те са точни.
4. Ако настъпи необходимост от промени по тях или забележите грешки и неточности, моля свържете се с нас за да ги актуализираме.

4. Какви са нашите отговорности?
1. Ние “Импакт Ейч Ар” ООД, ЕИК 204250964, седалище и адрес на управление: гр. София 1000, ул. Георги Бенковски 18, ет. 1, сме лицензирана агенция за подбор на персонал №. 2150/08.11.2016, както и Администратор на Вашите лични данни и носим отговорност за тях.
2. Ако имате въпроси, може да се свържете с нас на е-mail: office@impact-hr.com, телефон: 089 661 3940.

5. Какви са отговорностите на Работодателя?
Благодарение на нашите услуги, Вие можете да се свържете с работодатели, които търсят служители. Когато ни предоставите съгласие и Вашите лични данни се изпратят на такъв Работодател, той също носи отговорност за тях като Администратор на лични данни.

6. Какви са личните данни, които обработваме за Вас?
Когато кандидатствате за отворена позиция при някой от партньорите ни, Вие първоначално изпращате информация към нас. Обикновено тя включва Ваше CV (автобиография); Вашите три имена, възраст; Контактни данни – телефон, адрес, е-mail, skype; Данни за Вашето образование и професионален опит: вид, степен, специалност, придобити квалификации; Ниво на владеене на чужди езици; Информация за извършена сходна дейност от Вас в миналото – идентична или сходна на предлаганата позиция; Мотивационно писмо – в случай, че за конкретната позиция е нужно да бъде оценена Вашата мотивация; Други специфични данни, който са изискуеми от конкретната позиция.

7. Каква е целта, с която ги обработваме?
Ние обработваме информацията, която ни предоставяте, с цел да преценим дали да сключим договор за предоставяне на посреднически услуги с Вас съобразно изискванията към позицията, т.е. преценяваме дали сте подходящ за нея.

8. На какво основание обработваме личните Ви данни?
Правното основание за обработването на Вашите лични данни е Вашето съгласие, а в случай, че сме сключили договор за посредническа услуга – съответният договор. Тъй като позициите, които предлагаме са възложени от партньорите ни, е възможно да не Ви предложим нашите услуги, защото в хода на търсенето позицията междувременно е била заета от друг кандидат или оттеглена от Работодателя.

9. Как ще постъпим, ако не успеем да Ви назначим на желаната позиция?
Ако се окажете неподходящ за позицията или тя бъде оттеглена от партньорите ни, няма да предоставяме Вашите лични данни на Работодателя. Поемаме отговорност да изтрием личните Ви данни в срок от 7 /седем/ дни, освен ако не се съгласите да включим данните Ви в нашата база от данни.

10. Как ще постъпим, ако ни дадете съгласие да Ви добавим в базата ни данни?
Ще запазим информацията, която сте ни дали първоначално и ще я съхраним до момента, в който можем отново да Ви предложим нашите посреднически услуги по друга идентична или сходна работна позиция. Разбира се, ще поискаме съгласието Ви, за да може информацията да бъде предоставена на Работодателите за целта на въпросният подбор, а и да бъдем сигурни, че партньорите ни са подходящи за Вас.

11. По какъв начин предоставяме нашите посреднически услуги и какви данни са ни необходими за това?
Съгласно законодателството, за да можем да Ви посредничим при процеса на намиране на нова подходяща работна позиция, следва да сключим Договор за посредническа дейност.
1. Това е свързано и с обработването на личните Ви данни посочени по-горе, както и допълнителни такива по отношение на самия договор – име, ЕГН, номер на лична карта, адрес, ЕИК на работодател, длъжност на която сте нает, данни за сключения трудов или граждански договор, образование и квалификация. Въпросните данни ще бъдат съхранявани докато е необходимо, за да спазим нашите задължения определени от договора за посредническа дейност.
2. Други данни, които могат да ни бъдат необходими са: информация за Вашето интервю с нас, Вашите предпочитания относно позицията или работодателя, изисквания свързани с обучения и добиване на квалификация, други специфични изисквания към естеството на работата. Въпросните данни ще бъдат съхранявани, докато е необходимо да Ви предоставяме посредническите ни услуги.

12. Какви са отношенията Ви с потенциалните работодатели?
Когато кандидатствате за работна позиция при нас, това означава, че имаме предварително сключен договор с даден работодател и той е направил заявка по него. По този начин ние можем да предоставим посредническа услуга и на самия него, като получим съгласие от Вас, че имате интерес да кандидатствате за съответната отворена позиция. С цел да се случи това обаче, разбира се, Работодателят също ще обработи Вашите лични данни.

13. Какви са другите законовите ни задължения за да обработваме Вашите лични данни?
В определени случаи ще обработваме Вашите лични данни, за да изпълним счетоводни и данъчни задължения, които са уредени от договорните ни отношения с Работодателите и закона.

14. Какви са легитимните ни интереси?
В дадени случаи ще обработваме Ваши лични данни, за да:
1. Развиваме посредническата си дейност;
2. Се свързваме с Вас;
3. Администрираме и отчитаме дейността си;
4. Защитим правата и законните си интереси при съдебен или извънсъдебен спор;
5. Информираме и консултираме Работодатели при наемане на служители;
6. Статистически цели.

15. Какво представлява моят профил?
Тъй като услугите ни изискват събиране и обработка на специфична информация, често се налага да създаваме Ваш отделен профил, като наш клиент – физическо лице, за да можем да Ви предоставим нашите услуги, и да Ви свържем с подходящи Работодатели. Профилът Ви включва анализ на предоставената информация от Вас, както и мнението ни по отношение на това, до колко се вписвате в ролята на дадената отворена позиция. Споделяйки тази информация с Работодателя, ние обслужваме нашия легитимен интерес да подберем за тях подходящ служител за въпросната позиция.

16. Какво трябва да знаете за Вашето съгласие?
1. При определени случаи, ще обработваме Вашите лични данни на базата на Вашето съгласие, което ще Ви помолим да ни дадете.
2. В случай, че обработваме лични данни на основание Вашето съгласие или изрично съгласие, Вие имате право да оттеглите съгласието си по всяко едно време, без да се засяга законосъобразността на обработването въз основа на съгласие, преди то да бъде оттеглено.

17. Обработваме ли специални категории лични данни?
В общия случай ние не обработваме т.нар. „чувствителни данни”. Ако за целите на някоя специфична позиция се изискват подобни, ние ще се свържем допълнително с Вас и изрично ще Ви поискаме съгласие за предоставянето на тях.  Моля, не предоставяйте специални категории лични данни, без преди това да сте дали изричното съгласието си.

18. Длъжни ли сте да ни предоставяте личните си данни?
Вие предоставяте личните си данни само и единствено по Ваша преценка за целите на конкретния подбор. Ако не ни предоставите въпросните лични данни, ние може да се наложи да не изпълним поисканата от Вас услуга, но ако го направим, ще ви уведомим предварително.

19. Ще използваме ли личните Ви данни за други цели?
Ще използваме личните Ви данни само за целта, за която са били събрани, или ако е необходимо, за съвместима цел. В случай, че трябва да използваме данните Ви за друга несвързана нова цел, ще се свържем с Вас за да Ви обясним правните основания за обработването им, и ще поискаме Вашето съгласие.

20. Ще използваме ли личните Ви данни без Ваше знание или съгласие?
Ние може да обработваме или използваме личните Ви данни, само когато това се изисква или разрешава от закона.

21. Какво се случва, когато ни предоставите непоискана информация?
Понякога получаваме от Вас информация, която не е необходима с оглед на целта. Въпреки всичко, съветваме Ви да не правите това, но Ви успокояваме, че ние ще положим грижа за тази информация.

22. Как събираме Вашите лични данни?
Вашите лични данни основно биват предоставени от самите Вас. Възможно е обаче, да получим данни за Вас и от други лица, които са ползватели на нашите услуги (работодател, при който сте нает например). В отделни случаи може да събираме информация за Вас от публични източници – Ваши профили в интернет и социалните мрежи.

23. С кого още бихме споделили Вашите лични данни?
Освен Работодателите, на които предоставяме личните Ви данни за целите на подбора, е възможно данните Ви да достигнат до:
1. Доставчици, които ни предоставя IT услуги;
2. Организации обработващи лични данни, които ни предоставят услуги;
3. Професионални консултанти – предоставящи ни юридически, счетоводни, финансови, административни, одиторски услуги;
4. Публични органи, имащи правомощия по отношение на нашата дейност като посредник по наемане на работа;
Ние изискваме от всички трети страни, на които прехвърляме вашите данни, да спазват сигурността на Вашите лични данни и да ги третират в съответствие със закона. Ако това се случи, ние им разрешаваме да обработват вашите лични данни само за определени цели и в съответствие с нашите указания.

24. Възможно ли е данните Ви да бъдат предавани международно?
Да, това е възможно, тъй като работим с партньори, които не се намират само на територията на ЕС. Ако това се случи, ние гарантираме, че е осигурено необходимото ниво на защита на данните в съответната трета държава или при получателя в тази третата държава.

25. Как съхраняваме личните Ви данни и защитени ли са при нас?
Взели сме необходимите мерки за сигурност и защита, така че да предотвратим случайното изгубване, промяна, използване, разкриване или достъп до Вашите лични данни. Предоставяме ги само на служители и партньори, които имат бизнес необходимост от достъп до тях и Вашето разрешение. Ако те обработват Вашите лични данни, това ще се случва поверително и според нашите предварителни указания.

26. Какъв е срокът, в който съхраняваме личните Ви данни?
Пазим Вашите лични данни само за срока, който е необходим да изпълним целите, за които сме ги събрали, включително и целите за спазване на законовите изисквания към нас. Когато решаваме какъв е точният срок за съхранение на данните, ние прави оценка на обема, естеството и потенциалния риск от вреди, при разкриването им. При дадени обстоятелства може да използваме Вашите лични данни, като ги направим анонимни, с цел изследователски или статистически методи, в който случай можем да използваме тази информация за неограничен период от време без допълнително уведомление до Вас.

27. Какви са Вашите права над личните Ви данни?
Съгласно законодателството Вие имате права във връзка с личните си данни, които включват правото да поискате достъп, коригиране, изтриване, ограничаване на обработването, възражения срещу обработването, преносимост на данни и, когато законното основание за обработка е съгласие, да оттеглите Вашето съгласие. Може да ги упражните както по отношение на нас, така и по отношение на Работодателя, на когото ние сме предоставили Вашите лични данни.

Може да се наложи да поискаме от вас конкретна информация, за да ни помогнете да потвърдим Вашата самоличност и да гарантираме правото на достъп до вашите лични данни (или да упражнявате някое от другите Ви права). Това е мярка за сигурност, която гарантира, че личните данни не се разкриват на лице, което няма право да го получи. Също така може да се свържем с Вас, за да Ви поискаме допълнителна информация във връзка с Вашето искане за ускоряване на отговора.

Опитваме се да отговорим на всички легитимни искания в рамките на един месец. Понякога може да ни отнеме повече от месец, ако искането Ви е особено сложно или сте направили няколко искания в периода, но в този случай ще Ви уведомим за това.

28. Имате ли право на жалба, ако не сте доволни от начина, по който събираме личните Ви данни?
Имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни – Надзорният орган на Република България, определена със Закона за защита на личните данни, както следва:
Адрес: София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2.
Център за информация и контакти – тел. 02/91-53-518.
Електронна поща: kzld@cpdp.bg. Интернет страница: www.cpdp.bg

Ще Ви бъдем благодарни, ако първо се свържете с нас, в случай на оплакване, за да можем да се опитаме да Ви помогнем.

Personal information protection policy

1. Introduction:

Please familiarize yourself with the Policies for processing persona data – why we collect and process them and how they are connected to our intermediary employment services.

2. What are our intermediary employment services?

1. Informing/consulting job-seekers;
2. Informing/consulting employers;
3. Psychological assistance of job-seekers;
4. Guidance toward qualification-improving training;
5. Assistance with starting work, including in other cities.

3. What are your responsibilities?

1. If you take advantage of our services, please review the related contracts between us, as well as their terms, as they may contain additional information on how we collect and process information about you;
2. By submitting your personal information, you declare that you are at least 18/eighteen/ years old;
3. You guarantee that the submitted information concerns you and not other persons, as well as that said information is accurate.
4. If the need should arise that they be changed, or you notice errors or inaccuracies, please contact us, so that they may be remedied.

4. What are out responsibilities?

1. We “Impact HR” Ltd, UIC 204250964, seated at and managed from Sofia 1000, 18 Georgi Benkovski st., fl. 1, are licensed recruitment agency №. 2150/08.11.2016, as well as the Administrator of your personal information, and, as such, are responsible for them.
2. If you have any questions, you can contact us via email: office@impact-hr.com, or phone: 089 661 3940

5. What are the responsibilities of the Employer?

Thanks to our services, you can contact employers who are looking for employees. When you give us consent and your personal information is sent to such an employer, they too become responsible for them as an administrator of personal information.

6. What personal information related to you do we process?

When you apply for an open position at one of our partners, you initially send information to us. Usually this includes your CV (autobiography); Your three names; Contact information- phone number, address, E-mail, Skype; Information about your education and professional experience: type, degree, major, qualifications; Level of foreign language fluency; Information about similar work you have previously done – identical or similar to the position being offered; Cover letter – in case the specific position requires an assessment of your motivation; Other specific information, which may be required for the specific position.

7. What purpose do we process it for?

We process the information you provide to us, in order to assess whether or not to sign an intermediary service contract with you, taking into account the position requirements (i.e. we assess whether or not you are suitable for the position).

8. On what ground do we process your information?

The legal grounds for processing your Personal Information is your consent, and in case we have signed an intermediary service contract – the contract in question. Considering the fact that the positions we offer are assigned by our partners, it is possible that we may not offer you our services, because in the course of our search, the position may be filled by another candidate or withdrawn by the Employer.

9. What will we do if we do not succeed in placing you in the desired position?

If it turns out that you are unsuitable for the position, or our partners withdraw the position, we will not send your Personal Information to the Employer. We assume the responsibility to delete your Personal Information within 7/seven/ days, unless you agree to be included in our database.

10. What will we do if you give us consent to add you to our database?

We will save the information you initially gave us and store it until we can once again offer you our intermediary services in relation to another identical or similar position. We will, of course, ask for your consent to present this information to the Employers for the purposes of the specific hiring process and also for the purpose of determining whether our partners are suitable for you.

11. How do we provide our intermediary services and what is necessary for this?

In accordance with legislation, in order for us to be intermediaries in the process of helping you find a new, suitable position, we must sign a Contract for intermediary services.
1. This is also related to the processing of your above-mentioned Personal Information, as well as additional information, as required for the contract – PIN, identification card number, address, Employer UIC, current work position, information about the current labour or civil contract, education and qualification. This information will be kept as long as is necessary for the fulfillment of our obligations, as outlined in the intermediary services contract.
2. Other information that we may need are: Information about your interview with us, your preferences regarding the position or employer, requirements related to training’s and obtaining qualification, other specific requirements for the nature of the work. This information will be kept as long as it is necessary to provide you with our intermediary services.

12. What are your relations with potential employers?

When you apply for a position via us, this means that we have, beforehand, signed a contract with a given employer and they have made a request pursuant to that contract. In this way we can also provide our intermediary services to that employer, by receiving consent from you that you are interested in applying for the open position. In order for this to happen, of course, the Employer will also process your Personal Information.

13. What are our other legal obligations when processing your personal information?

In certain cases, we will process your personal information in order to fulfill our accounting and tax obligations, which are settled on in our contractual relations with the Employers, as well as the law.

14. What are our legitimate interests?

In certain cases, we will process your personal information in order to:
1. Develop our intermediary service;
2. Contact you;
3. Perform administration and accounting of our services;
4. Defend our rights and lawful interests in cases of litigation or out-of-court dispute;
5. Inform and consult Employers when hiring employees;
6. Collecting data for statistics purposes.

15. What constitutes my profile?

As our services require gathering and processing specific information, we often have to create a separate profile of you, as our client – a natural person, in order to be able to provide you with our services, and also to connect you with suitable Employers. Your profile includes an analysis of the information you have provided to us, as well as our opinion regarding the matter of how well you fit the specific open position’s role. By sharing this information with the Employer, we are servicing our legitimate interest of selecting for them a suitable employee for the position in question.

16. What you should know about your consent?

1. In certain cases, we will process your personal information, based on the consent we will ask you to give.
2. In case we are processing personal information based on your consent or explicit consent, you have the right to withdraw your consent at any time, without this affecting the lawfulness of the consent-based processing which occurred prior to withdrawal of the consent.

17. Do we process special categories of personal information?

Generally, we do not process so called “sensitive information”. If such information is required for a specific position, we will contact you additionally and explicitly ask for your consent for us to provide this information. Please do not provide special categories of personal information without first having given your explicit consent.

18. Are you obligated to provide us with your personal information?

You provide your personal information solely by your own discretion and for the purposes of the specific candidate selection process. If you do not provide us with the personal information in question, we may have to not provide you with the service you have requested, but we will notify you if that is the case.

19. Will we use your personal information for other purposes?

We will use your personal information only for the purpose, for which it has been gathered, or, if necessary, a compatible goal. In the event that we need your personal information for another, unrelated, new goal, we will contact you in order to explain our legal grounds for processing the information and also to ask for your consent.

20. Will we use your personal information without your knowledge or consent?

We may process or use your personal information only when it is required or allowed by the law.

21. What happens when you provide us with unsolicited information?

Sometimes we receive information from you that is not required for our goal. In general, we advise you not to provide us with such information, but we assure you that we will take care of this information.

22. How do we gather your personal information?

Your personal information is mainly presented to us by yourselves. It is, however, possible that we receive information about you from other persons using our services (an employer you currently work for). In individual cases, we may collect information about you from public sources – your social media or other profiles on the Internet.

23. Who else would we share your personal information with?

Other than employers, whom we present with your information for the purpose of candidate selection, it is possible that your data may reach:
1. Providers, supplying us with IT services;
2. Organisations that process personal information, who provide us with services;
3. Professional consultants, providing us with legal, accounting, finance, administration and/or audit services.
4.Public authorities which have various powers regarding our activity as an employment intermediary;

We require all third parties, to whom we transfer your information, to preserve the security of your personal information and to treat it in accordance with the law. If this happens, we permit them to process your personal information only for specific purposes and in accordance with our instructions.

24. Is it possible for your information to be transferred internationally?

Yes, this is possible, since we work with partners who are not solely based within the EU. If this does happen, we guarantee that the necessary level of protection has been afforded to the information within the respective third country, or with the recipient in said third country.

25. How do we store your personal information and is it safe with us?

We have taken the protection and security measures necessary to avoid accidental loss, change, usage, access or disclosure of your personal information. We provide it only to employees and partners that have both your consent and a work-related need to access them. If they process your personal information, it will be done confidentially and in accordance with our instructions that we have provided them with beforehand.

26. For what period do we store your personal information?

We retain your personal information only for the duration necessary to accomplish the goals for which we have gathered them, including the purposes of complying with legal requirements toward us. When deciding on the exact duration of storage of the information, we assess the volume, nature as well as the potential risk of harm related to its disclosure. In certain circumstances, we may use your personal information, after making it anonymous, for the purposes of research or statistical methods, in which case we may use this information for an unlimited period of time without additionally notifying you.

27. What are your rights concerning your personal information?

According to legislation, you have rights, relating to your personal information, which include your right to ask for access, correction, deletion, limitation of processing, objection against processing, transfer, and, when the grounds for processing are based on consent, the right to withdraw that consent. You may exercise these right in relation to us, as well as in relation to the Employer, whom we have provided with your personal information.

We may have to ask you for specific information, which will help us to verify your identity and to guarantee access rights to your personal information (or your right to exercise one of your other rights). This is a security measure which guarantees that the personal information is not disclosed to a person, who does not have a right to receive it. We may also contact you in order to ask you for additional information in relation to your request to expedite the response.

We try to respond to all legitimate requests within a month. Sometimes it may take us more than a month if your request is particularly complex or in case you have made several requests within that period, but we will inform you if that is the case.

28. Do you have a right to complain, in case you are not satisfied with the way gather your personal information?

You have the right to file a complaint with the Comission of Personal Data Protection – the oversight body in the Republic of Bulgaria, defined by the law for protection of personal data as:

Address: Sofia 1592, bul. “prof. Tsvetan Lazarov” №2.
Information and contact center – phone number: 02/91-53-518.
Email: kzld@cpdp.bg. Website: www.cpdp.bg

We would be appreciative if you first contact us in case of a complaint, so that we may attempt to assist you.